LỊCH HOA SEN

mail.moet.edu.vn

ĐỌC BÁO ONLINE

Tài nguyên dạy học

Thành viên trực tuyến

3 khách và 1 thành viên
  • Ngô Thị Vân
  • Thống kê

  • lượt truy cập   (chi tiết)
    trong hôm nay
  • lượt xem
    trong hôm nay
  • thành viên
  • Sắp xếp dữ liệu

    THỐNG KÊ KẾT QUẢ CÁC HỘI THI

    Hướng dẫn soạn văn bản

    (Tài liệu chưa được thẩm định)
    Nguồn: Sưu tầm
    Người gửi: Hoàng Văn Cường
    Ngày gửi: 07h:31' 26-10-2012
    Dung lượng: 121.9 KB
    Số lượt tải: 12
    Số lượt thích: 0 người

    KỸ NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ

    VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG






    TẬP HUẤN CÔNG TÁC PHÁP CHẾ

    Nội dung:

    I. Khái quát chung về văn bản
    II. Thể thức và kỹ thuật trình
    bày VBHC
    III. Những yêu cầu cơ bản khi
    soạn thảo VBHC
    I. Khái quát chung về văn bản
    1. Khái niệm văn bản:
    - Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định.
    - Văn bản là các tài liệu, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, là một phương tiện quan trọng để ghi lại và chuyển đạt các quyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước, của cơ quan hay tổ chức.
    I. Khái quát chung về văn bản
    2. Các loại văn bản:
    a. Văn bản QPPL: đặt ra các QPPL.
    b. Văn bản ADPL: áp dụng các QPPL.
    c. Văn bản hành chính: là văn bản được các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

    3. Các loại văn bản hành chính thông dụng:
    (Theo Thông tư Số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011)
    - Nghị quyết (cá biệt) NQ - Công văn
    - Quyết định (cá biệt), QĐ, - Công điện, CĐ
    - Quy chế, QC - Giấy chứng nhận, CN
    - Quy định QyĐ - Giấy uỷ quyền, UQ
    - Chỉ thị CT - Giấy mời, GM
    - Thông cáo, TC - Giấy giới thiệu,GT
    - Thông báo, TB - Giấy nghỉ phép,NP
    - Chương trình, CTr - Giấy đi đường, ĐĐ
    - Kế hoạch, KH - Giấy biên nhận hồ sơ, BN
    - Phương án, PA - Phiếu gửi, PG
    - Đề án, ĐA - Phiếu chuyển; PC
    - Báo cáo, BC - Thư công.
    - Biên bản, BB
    - Tờ trình, TTr
    - Hợp đồng HĐ
    II. Thể thức và kỹ thuật trình
    bày VBHC
    1. Thể thức VBHC: là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm:
    Quốc hiệu:
    Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập…,hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
    Số, ký hiệu của văn bản:
    - Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả -rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm;
    - Ký hiệu của văn bản: viết tắt (tên loại văn bản, tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước ban hành văn bản). VD: Số 01/BC-SGDĐT
    1. Thể thức VBHC:
    Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
    Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Khi ban hành văn bản phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích nội dung là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát;
    Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận;
    Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
    II. Thể thức và kỹ thuật trình
    bày VBHC
    2. Kỹ thuật trình bày VBHC, gồm:
    Khổ giấy (A4 (210 mm x 297 mm); Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển hoặc giấy mẫu in sẵn được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm), kiểu trình bày (theo chiều dài của trang giấy khổ A4), định lề trang văn bản Lề trên, dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm;
    Vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy;
    Văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn;
    Không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
    (Theo Thông tư số 01/TT-BNV ngày 09 tháng 01 năm 2011 và các Phụ lục kèm theo)

    VỊ TRÍ TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
    VỊ TRÍ TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

    Kỹ thuật trình bày VBHC cụ thể
    Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
    - Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
    - Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
    Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
    Kỹ thuật trình bày VBHC cụ thể
    Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
    - Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
    - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
    UBND TỈNH BÌNH THUẬN
    SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

    Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. Có thể viết tắt những cụm từ thông dụng: ỦY BAN NHÂN DÂN (UBND) , (HĐND)…
    Kỹ thuật trình bày VBHC cụ thể
    Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
    - Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước;
    - Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ,
    ví dụ:
    Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
    Số: 23/BC-SGD&ĐT (Báo cáo của Sở Giáo dục & Đào tạo);
    Số: 19/SGD&ĐT-VP(Công văn của Sở Giáo dục & Đào tạo do Văn phòng soạn thảo);
    Kỹ thuật trình bày VBHC cụ thể
    Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
    Cấp Trung ương là tên tỉnh, thành phố trực thuộc TW nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở (VB của Bộ Giáo dục và Đào tạo có trụ sở tại TP Hà Nội -> Hà Nội); cấp tỉnh là tên của tp trực thuộc TW (VB của UBND tỉnh Bình Thuận & các sở, ban, ngành thuộc tỉnh -> Bình Thuận); cấp huyện là tên của huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (UBND huyện HTN -> Hàm Thuận Nam; cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó.
    Ví dụ: Bình Thuận, ngày 05 tháng 02 năm 2012 (không ghi tháng 03,04…)
    Kỹ thuật trình bày VBHC cụ thể
    Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
    QUYẾT ĐỊNH
    Về việc điều động cán bộ

    Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
    Số: 72/SGD&ĐT-GDTrH
    V/v kế hoạch kiểm tra công tác
    tuyên truyền biển, đảo năm 2012
    Kỹ thuật trình bày VBHC cụ thể
    Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6, được trình bày bằng chữ in thường (dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
    Kỹ thuật trình bày VBHC cụ thể
    Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
    - Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
    - Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
    TUQ. GIÁM ĐỐC
    TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
    KT. GIÁM ĐỐC
    PHÓ GIÁM ĐỐC
    (Chữ ký, dấu của Sở Giáo dục & Đào tạo)

    Nguyễn Văn A
    Kỹ thuật trình bày VBHC cụ thể
    Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
    Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
    - Từ “Kính gửi” (ô 9a), có dấu hai chấm và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu (;), kết thúc là dấu chấm.
    Kính gửi: - Sở Nội vụ;
    - Sở Kế hoạch và Đầu tư;
    - Sở Tài chính.
    - Từ “Nơi nhận” (ô 9b) được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
    Nơi nhận:
    - Như trên;
    - Lưu: VT, TCCB.
    Các trường hợp khác
    Dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.
    Dấu độ khẩn “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” được đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
    Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
    Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
    Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.
    III. Những yêu cầu cơ bản của VBHC

    1. VBHC phải phù hợp với các quy định PL;
    2.VBHC phải thể hiện văn phong hành chính;
    3.VBHC phải sử dụng ngôn ngữ văn bản hành chính;



    2. VBHC phải thể hiện văn phong hành chính.
    Đặc điểm văn phong hành chính:
    Tính khách quan, phi cá tính.
    Tính trang trọng, lịch sự.
    Tính khuôn mẫu:


    3. VBHC phải sử dụng ngôn ngữ VBHC
    a. Sử dụng từ ngữ:
    Phải chính xác, đơn nghĩa.
    Từ ngữ phổ thông, đại chúng.
    Hạn chế sử dụng từ Hán Việt, dùng từ nước ngoài (phải giải thích).
    Đúng chính tả tiếng Việt.


    3. VBHC phải sử dụng ngôn ngữ VBHC
    b. Sử dụng câu và dấu tiếng Việt:
    Câu phải ngắn gọn, đủ ý, đúng ngữ pháp tiếng Việt.
    Không sử dụng các dấu: chấm hỏi (?) chấm lửng (…), dấu chấm than (!) đối với các văn bản mang tính quy phạm; rất hạn chế sử dụng những dấu này đối với các văn bản hành chính khác.
    XIN CẢM ƠN QUÝ THẦY, CÔ
     
    Gửi ý kiến

    ↓ CHÚ Ý: Bài giảng này được nén lại dưới dạng RAR và có thể chứa nhiều file. Hệ thống chỉ hiển thị 1 file trong số đó, đề nghị các thầy cô KIỂM TRA KỸ TRƯỚC KHI NHẬN XÉT  ↓

    print

    Chào mừng quý vị đến với THƯ VIỆN TRỰC TUYẾN.

    Quý vị chưa đăng nhập hoặc chưa đăng ký làm thành viên, vì vậy chưa thể tải được các tư liệu của Thư viện về máy tính của mình.
    Nếu đã đăng ký rồi, quý vị có thể đăng nhập ở ngay ô bên phải.